Mit diesem Tool legst du die Prioritäten deiner Aufgaben fest

Wichtige Aufgaben zuerst erledigen

Ein wichtiges Element um seine Zeit zu managen ist das Eisenhower – Tool. Ich kenne dieses Tool aus verschieden Büchern und es ist sehr praktisch, wenn man viel um die Ohren hat. Dabei geht um die Einordnungen der eigenen Aufgaben von  Dringend bis Unwichtig. Eine Aufgabe sollte nie dingend und wichtig zugleich sein. Denn alle wichtigen Aufgaben solltest du relativ zeitnah abarbeiten.
Was bedeutet also dringend und wichtig? Dringend hat natürlich immer was mit Zeit zu tun. In einem bestimmten Zeitfenster muss eine Aufgabe fertig sein. Wichtig hingegen hat etwas mit deinen Zielen zu tun. Bringt diese Aufgabe dich näher an dein Ziel heran und bringt sie dich aktuell weiter? Wenn dass der Fall ist, dann arbeite die Aufgabe als erstes ab und lass alles andere liegen. Selbst Telefonate solltest du dann hinten anstellen. Gegebenenfalls kannst du solche Aufgaben auch delegieren. In der Rangliste ist die Nummer zwei zwar wichtig aber nicht so dringend. Trotzdem solltest du diese Aufgaben auch auf dem Schirm haben und entweder selber erledigen oder delegieren. Am besten ist es natürlich, wenn du nur wichtige Aufgaben zu erledigen hast. Dann hast du alles richtig gemacht und erfolgreich delegiert.

Unwichtige Aufgaben delegieren

Das geht natürlich nicht immer, denn oftmals kommen auch unwichtige Dinge mit ins Spiel.  An dritter Stell stehen also dringende Sachen, die unwichtig sind, aber dennoch erledigt werden sollten. Ein gutes Beispiel ist hier die Buchhaltung. Diese muss zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden, da es ansonsten Probleme mit dem Finanzamt geben kann. Auch wenn es für dein Business weniger relevant ist, gehört es dennoch dazu. Wenn hier die Phase der Dringlichkeit überschritten wird, wird diese Aufgabe plötzlich sehr wichtig und kann dich schlimmstenfalls sogar dein Business kosten. Das ist eine typische Aufgabe, die wichtig ist aber nicht sofort erledigt werden muss.
Übrigens solche Aufgaben lassen sich auch wunderbar delegieren. Gerade wenn dir diese Aufgabe selber keinen Spaß macht. Jemand der es hauptberuflich macht, wird dich dabei dann auch unterstürzen können und du kannst deinen Fokus auf wichtigere Dinge lenken.

Aufgaben über Internetplattformen vermitteln

Zum dritten und vierten Punkt gehört das was unwichtig und nicht dringend ist. Oftmals hat man  keine Aufgaben, die unwichtig  sind. Wenn man solche Aufgaben hat, sollte man sich überlegen wie man sie automatisieren oder delegieren kann. Auch diese Aufgaben haben natürlich ihre Daseinsberechtigung, sie sind aber unwichtig und bringen dich selten weiter.  Solche Aufgaben sollte man wirklich automatisieren sofern das möglich ist. Wenn es sich nicht automatisieren lässt, kann es vielleicht delegiert werden. Das heißt, du lässt es jemand anderen machen, zum Beispiel eine Assistentin. Solche VA findest du über die Plattform machdudas oder fiver. Da gibt es vielseitige Möglichkeiten, die Sachen und Aufgaben auszulagern. Gerade Aufgaben, die viel Zeit kosten und dir wenig bringen, kannst du so gut über Internetplattformen abgegeben.
Wenn es aber auch nicht delegierbar ist und trotzdem unwichtig und nicht dringend ist, dann wird es eliminiert. Das heißt es muss raus aus deiner To Do Liste.  Und ich muss ehrlich sagen, die Aufteilung dieser 4 Sachen hat mir gerade in letzter Zeit  viel Kopfschmerzen erspart. Weil ich halt eine Aufgabenliste von 300 Sachen habe und oft nicht weiß, wie ich das Ganze abarbeiten soll. Mit der Betrachtungsweise dieser 4 Sachen komme ich da manchmal ganz gut über die Runden und kann das auf jeden Fall nur empfehlen.